Nie przystosowuje się rzeczywistości do praw, lecz prawa do rzeczywistości


Teofrast

Zarządzanie finansami

Właściciele lokali są obowiązani do pokrywania wydatków na utrzymanie wspólnej nieruchomości oraz wydatków na utrzymanie lokali, które stanowią ich własność. Zarządzanie finansami wspólnoty przez Administrację Nieruchomości NOVA jest zorientowane na optymalizację sum przypadających do zapłaty każdemu właścicielowi. Oznacza to weryfikację wielu czynników, tak technicznych jak i formalno-prawnych, które mają znaczący wpływ na wysokość wydatków. Fundamentalną zasadą działania Administracji NOVA jest ścisła współpraca z właścicielami oraz jawność postępowania w sprawach dotyczących finansów wspólnoty mieszkaniowej. Wydatki z rachunku wspólnoty są dokonywane pod szczególnym nadzorem ze strony członków wspólnoty, zaś informacje na ten temat są udostępnianie uprawnionym i zainteresowanym osobom.

Elementy wchodzące w zakres zarządzania finansami wspólnoty mieszkaniowej obejmują m.in.:
- plany zarządzania nieruchomością (wieloletnie),
- budżetowanie operacyjne (roczne plany gospodarcze),
- finansowanie działalności (opłaty właścicieli, inne wpływy),
- rozliczenia z dostawcami mediów, usług i materiałów oraz wykonawcami zleconych robót,
- rozliczenia z właścicielami lokali z tytułu opłat na utrzymanie wspólnej nieruchomości,
- windykacja należności,
- audyt finansowy (przegląd obowiązujących umów pod kątem ich celowości oraz wysokości ponoszonych przez wspólnotę wydatków).

O niektórych, wybranych zagadnieniach związanych z zarządzaniem finansami wspólnoty mieszkaniowej i objętych ofertą Administracja Nieruchomości NOVA Sp. z o.o. przedstawiamy w dalszej części niniejszej prezentacji.

Planowanie finansowe i sprawozdania z realizacji

Administracja Nieruchomości NOVA sp. z o.o. na zlecenie wspólnoty mieszkaniowej opracowuje plan zarządzania nieruchomością, który obejmuje okres 5 - 7 lat i zawiera wszystkie istotne dla utrzymania nieruchomości dane. Plan jest sporządzany z wykorzystaniem szczegółowych analiz i ustaleń w takich dziedzinach jak stan formalno-prawny nieruchomości, stan techniczny budynków i urządzeń, stan finansów, itp. Przygotowanie kompleksowego opracowania, poprzez zebranie w jednym opracowaniu szerokiego spektrum spraw z różnych dziedzin pozwala ogarnąć je z odpowiedniej perspektywy, ustalić racjonalne z tego punktu widzenia priorytety działania i tym samym osiągnąć znaczącą poprawę jakości zarządzania nieruchomością.

Bieżące utrzymanie nieruchomości mieszkalnej wymaga sporządzania w każdym roku planu gospodarczego. Plan obejmuje przewidywane wydatki na utrzymanie wspólnej nieruchomości i utrzymanie lokali, które są ponoszone za pośrednictwem rachunku wspólnoty, jak też źródła ich sfinansowania. Plan gospodarczy zawiera zatem informacje ważne dla właścicieli lokali. Z zawartych tam danych wynika bowiem wprost wysokość zaliczek, jakie są zobowiązani wnosić na poczet opłat na wspomniane wydatki. Jednoroczny plan gospodarczy winien zachowywać priorytety określone w planie zarządzania nieruchomością, co pozwala optymalizować wydatki na utrzymanie nieruchomości.

Rzetelnie przygotowany plan gospodarczy winien być spójny z indywidualnymi planami opłat dla właścicieli lokali. Spójność polega na zgodności pozycji z planu gospodarczego i indywidualnego planu opłat pod względem sposobu prezentacji (stosowanie jednolitego nazewnictwa, agregacja danych wg tych samych zasad, itp.) oraz pod względem wartości, tzn. po przeliczeniu wielkości poszczególnych opłat na jednostki rozliczeniowe (udziały, miary zużycia). Tylko w takim przypadku właściciele lokali mają możliwość weryfikacji wydatków jakie ponoszą na utrzymanie nieruchomości ( części wspólnej oraz własnych lokali).

Spółka NOVA zapewnia dostarczenie odpowiednich raportów dla ogółu właścicieli, jak też do indywidualnego użytku. Wynika to ze staranności, z jaką podchodzimy do kwestii związanych z dbałością o zapewnienie wspólnocie oraz jej poszczególnym członkom odpowiednich instrumentów do zarządzania swoją własnością.

Indywidualny rachunek mieszkaniowy

Podobnie jak w przypadku danych dotyczących wspólnoty mieszkaniowej, informacje indywidualne o rachunku właściciela lokalu są dostępne w dwojaki sposób, tj. jako dokumenty w postaci papierowej lub też w postaci elektronicznej, z wykorzystaniem Internetu.

Indywidualne informacje o rachunku właścicieli pozwalają ustalić np. wysokość nadpłaty lub niedopłaty (wraz z zestawieniem tytułów), kwotę zaliczki do zapłaty w najbliższym okresie (skorygowanej o wartość nadpłaty lub niedopłaty z poprzednich okresów) oraz historię rachunku, tj. wykaz dokonanych wpłat i obciążeń (na rzecz rachunku wspólnoty). Administracja Nieruchomości NOVA będzie także udostępniać możliwość dokonywania wpłat na indywidualny rachunek za pośrednictwem Internetu (płatność kartą lub z osobistego rachunku bankowego) oraz możliwość wydrukowania formularza wpłaty (do wykorzystania w punkcie przyjmującym wpłaty gotówkowe, np. kasa banku, urzędu pocztowego, itp.).

Planowe remonty, fundusze

Remonty planowe są realizowane na podstawie planu gospodarczego uchwalanego każdego roku przez wspólnotę. Plan gospodarczy zawiera zakres rzeczowy remontu oraz określenie środków pieniężnych niezbędnych dla sfinansowania tego zakresu. Jeśli zakres rzeczowy i skala finansowa przedsięwzięcia remontowego znacznie przekracza wysokość środków gromadzonych przez wspólnotę w ciągu roku w specjalnym funduszu (remontowym), to rzecz sprowadza się do wyboru pomiędzy dwiema możliwościami. Sfinansowanie remontu będzie wynikiem oszczędzania na ten cel przez pewien czas lub będzie możliwa w najbliższym czasie wskutek zaciągnięcia przez wspólnotę pożyczki (kredytu), która następnie jest spłacana, zazwyczaj przez kilka lat. Rola Administracji NOVA polega na optymalizacji wielkości nakładów na remont w stosunku do jego zakresu (wybór wykonawcy dającego rękojmię rzetelnego wykonawstwa po umiarkowanych cenach), zapewnieniu płynnej realizacji robót (w krótkim czasie, w okresie najmniej uciążliwym dla większości mieszkańców) i zagwarantowaniu serwisu ze strony wykonawcy po remoncie lub sfinansowania niezbędnych napraw i poprawek przez wykonawcę (odpowiednie sformułowanie umowy).